Dit document is de Nederlandstalige versie van het privacybeleid. Bij tegenstrijdigheden tussen de Nederlandstalige en de Engelstalige versie prevaleert de Nederlandstalige versie.
Arkintel B.V. is een in Nederland geregistreerde onderneming met de volgende gegevens:
Dit privacybeleid is een juridische overeenkomst tussen u (hierna aangeduid als "gebruiker", "u" of "uw") en Arkintel B.V. (hierna aangeduid als "Arkintel", "wij", "ons" of "onze").
Bij Arkintel is de privacy van onze gebruikers een van onze kernwaarden. Wij zullen de informatie die wij over u verzamelen uitsluitend rechtmatig gebruiken, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR), de Uitvoeringswet AVG (UAVG), de Telecommunicatiewet en andere toepasselijke Europese en Nederlandse wetgeving.
Dit privacybeleid heeft betrekking op uw toegang tot en gebruik van het Arkintel-platform voor schuldhulpverlening, met inbegrip van de website (de "Site") en alle gerelateerde mobiele websites, mobiele applicaties of verbonden mediaformaten (gezamenlijk de "Diensten"). De Diensten zijn uitsluitend beschikbaar voor gebruikers binnen de Europese Unie, zoals nader beschreven in onze Algemene Voorwaarden.
Dit privacybeleid dient te worden gelezen in samenhang met onze Algemene Voorwaarden, die van toepassing zijn op uw gebruik van de Diensten.
Voor de doeleinden van de AVG:
Indien u vragen heeft over gegevensbescherming of uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via het privacycontact-e-mailadres dat bovenaan dit document is vermeld.
Arkintel B.V. heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld zoals bedoeld in artikel 37 AVG. De verwerking die door Arkintel wordt uitgevoerd, voldoet niet aan de drempelwaarden die een aanstelling van een FG vereisen op grond van artikel 37, eerste lid, AVG, gelet op de beperkte omvang van het huidige pilotprogramma en de aard van de verwerkte gegevens.
De Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Gemeente Delft is geraadpleegd over de gegevensbeschermingspraktijken van het platform in het kader van het pilotprogramma. Indien u vragen of zorgen heeft over gegevensbescherming, kunt u contact opnemen met Arkintel via het privacycontact-e-mailadres dat bovenaan dit document is vermeld.
Arkintel zal een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uitvoeren in overeenstemming met artikel 35 AVG wanneer het pilotprogramma overgaat naar uitgebreid of langdurig gebruik. De DPIA zal betrekking hebben op het gebruik van AI-technologie voor chatondersteuning en gegevensextractie uit documenten, de verwerking van financiële gegevens (schulden, inkomen en uitgaven) en de betrokkenheid van mogelijk kwetsbare betrokkenen.
Door een account aan te maken gaat u een overeenkomst aan met Arkintel. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van deze overeenkomst zoals beschreven in dit privacybeleid. Wanneer de verwerking is gebaseerd op andere rechtsgronden (zoals gerechtvaardigd belang), is dit gespecificeerd in het onderdeel Rechtsgrondslag voor verwerking hieronder.
Indien wij wezenlijke wijzigingen aanbrengen in dit privacybeleid, zullen wij u per e-mail informeren, zodat u altijd op de hoogte bent van welke informatie wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken en onder welke omstandigheden wij deze verwerken.
Wij zullen geen persoonsgegevens over u verzamelen tenzij u deze vrijwillig aan ons verstrekt. Het kan echter nodig zijn dat u bepaalde informatie verstrekt bij uw registratie en tijdens uw gebruik van de Diensten, zodat wij de dienstverlening kunnen leveren.
| Gegevensveld | Vereist | Doel |
|---|---|---|
| Naam | Optioneel | Personalisatie van de AI-assistent |
| E-mailadres | Ja | Accountauthenticatie (inloglink) |
| Postcode | Ja | Verificatie van geschiktheid als inwoner van een deelnemende gemeente; demografische analyse voor het pilotonderzoek met Gemeente Delft (uitsluitend geaggregeerd) |
| Geboortedatum | Ja | Demografische analyse voor het pilotonderzoek met Gemeente Delft (uitsluitend geaggregeerd) |
| Schuldinformatie | Ja | Kernfunctionaliteit voor het bijhouden van schulden |
| Schuldhistorie | Ja | Kernfunctionaliteit voor het bijhouden van schulden |
| Schuldstatus | Ja | Kernfunctionaliteit voor het bijhouden van schulden |
| Inkomensinformatie | Ja | Kernfunctionaliteit voor het bijhouden van schulden |
| Uitgaveninformatie | Ja | Kernfunctionaliteit voor het bijhouden van schulden |
| Chatberichten | Ja (tijdens gebruik) | Interactie met de AI-chatassistent |
Gegevens die wij uitdrukkelijk niet verzamelen: BSN (burgerservicenummer), bankrekeningnummers, kopieën van identiteitsdocumenten of betalingsinformatie. De dienst wordt gratis aangeboden aan gebruikers tijdens de pilot van Gemeente Delft.
Het verstrekken van de in de bovenstaande tabel als "Ja" (vereist) gemarkeerde gegevens is een contractuele vereiste die noodzakelijk is voor de levering van de Diensten. Indien u de vereiste gegevens niet verstrekt, kan Arkintel u geen toegang tot het platform bieden. Het verstrekken van uw naam is optioneel en heeft geen invloed op uw mogelijkheid om de Diensten te gebruiken.
Wanneer u een document uploadt (bijv. een schuldbrief of factuur), verwerkt de AI-extractiedienst dit om uitsluitend gestructureerde financiële gegevens te extraheren (namen van schuldeisers, bedragen, datums). Het oorspronkelijke document wordt onmiddellijk na extractie ingepland voor verwijdering en is doorgaans binnen enkele minuten verwijderd. Wij slaan geüploade bestanden niet op, bewaren deze niet en maken deze niet beschikbaar voor download. Alleen de geëxtraheerde gestructureerde gegevens worden bewaard.
Wanneer u toegang krijgt tot de Diensten, kunnen wij automatisch de volgende technische informatie verzamelen:
Deze informatie wordt verzameld ten behoeve van platformbeveiliging, foutdetectie, prestatiemonitoring en dienstverbetering.
Arkintel erkent dat schuld-, inkomens- en uitgavengegevens — hoewel niet geclassificeerd als "bijzondere categorieën van persoonsgegevens" op grond van artikel 9 AVG — door de Autoriteit Persoonsgegevens worden beschouwd als gevoelige persoonsgegevens. Gebruikers van een platform voor schuldhulpverlening kunnen zich in een financieel kwetsbare positie bevinden, hetgeen verhoogde zorgvuldigheid vereist bij de verwerking van hun gegevens. Arkintel past technische en organisatorische waarborgen toe die passend zijn bij de gevoeligheid van deze gegevens en de kwetsbaarheid van zijn gebruikers, zoals beschreven in het onderdeel Beveiligingsmaatregelen van dit beleid.
Arkintel verwerkt uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen (artikel 6 AVG):
| Verwerkingsactiviteit | Rechtsgrondslag | AVG-artikel |
|---|---|---|
| Aanmaken van account en authenticatie | Uitvoering van een overeenkomst | 6, eerste lid, onder b |
| Schuldbijhouding, AI-chat, documentextractie | Uitvoering van een overeenkomst | 6, eerste lid, onder b |
| Postcodeverificatie voor geschiktheid gemeente | Uitvoering van een overeenkomst | 6, eerste lid, onder b |
| Platformbeveiliging en fraudepreventie | Gerechtvaardigd belang | 6, eerste lid, onder f |
| Foutregistratie en technische diagnostiek | Gerechtvaardigd belang | 6, eerste lid, onder f |
| Geaggregeerde geanonimiseerde analyses | Gerechtvaardigd belang | 6, eerste lid, onder f |
| Demografische gegevens voor pilotevaluatie (postcode, geboortedatum) | Gerechtvaardigd belang | 6, eerste lid, onder f |
Wanneer een specifieke verwerkingsactiviteit niet onder bovengenoemde grondslagen valt, zal Arkintel uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 6, eerste lid, onder a AVG) vragen alvorens tot verwerking over te gaan. U kunt een dergelijke toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
Voor verwerking op basis van gerechtvaardigd belang heeft Arkintel een belangenafweging uitgevoerd en geconcludeerd dat deze belangen niet zwaarder wegen dan uw grondrechten en fundamentele vrijheden, rekening houdend met de aard van de gegevens, de getroffen beveiligingsmaatregelen en de beperkte reikwijdte van een dergelijke verwerking.
Met betrekking tot het gebruik van postcode en geboortedatum voor demografische pilotevaluatie (het gebruik op grond van gerechtvaardigd belang; merk op dat postcode tevens wordt verwerkt op grond van uitvoering van de overeenkomst voor de verificatie van geschiktheid bij de gemeente), heeft Arkintel een specifieke belangenafweging uitgevoerd waarbij de volgende factoren zijn meegewogen:
Wij gebruiken de informatie die wij verzamelen voor de volgende doeleinden:
Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor:
Alle gegevensopslag- en back-uplocaties bevinden zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
Arkintel en Arkintel passen passende technische en organisatorische maatregelen toe om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Deze maatregelen omvatten:
Hoewel wij alle redelijke voorzorgsmaatregelen nemen om uw gegevens te beschermen, is geen enkele methode van elektronische opslag of overdracht via het internet 100% veilig. Wij kunnen geen absolute beveiliging garanderen, maar wij verbinden ons ertoe om elk beveiligingsincident onverwijld aan te pakken in overeenstemming met onze meldingsverplichtingen bij datalekken.
Arkintel en Arkintel maken gebruik van de volgende subverwerkers voor de levering van de Diensten:
| Subverwerker | Doel | Verwerkte gegevens | Bewaartermijn | Doorgifte-mechanisme |
|---|---|---|---|---|
| Google LLC (Gemini AI Enterprise API) | AI-chatantwoorden en gegevensextractie uit documenten | Chatberichten, inhoud van geüploade documenten | Nulretentie (geen gegevens opgeslagen na antwoord) | EU-VS DPF en SCC's |
| Vercel Inc. | Frontend-hosting (CDN) en privacyvriendelijke webanalyse | IP-adres van gebruiker, browsermetadata, geanonimiseerde geaggregeerde paginaweergavegegevens | Standaard CDN-toegangslogboeken conform verwerkingsvoorwaarden van Vercel | Standaardcontractbepalingen (SCC's) |
| Cloudflare Inc. | CDN, DDoS-bescherming, WAF | IP-adres van gebruiker, verzoekmetadata | Beperkte logretentie conform verwerkingsvoorwaarden van Cloudflare | Standaardcontractbepalingen (SCC's) |
Geen enkele door Google verwerkte gegevens worden opgeslagen, bewaard of gebruikt voor modeltraining nadat het antwoord is geretourneerd. De inschakeling van Google als subverwerker wordt beheerst door een verwerkersovereenkomst tussen Arkintel B.V. en Google die voldoet aan de vereisten van artikel 28, tweede en vierde lid, AVG.
Arkintel behoudt zich het recht voor om in de toekomst aanvullende subverwerkers in te schakelen. Wanneer een nieuwe subverwerker wordt ingeschakeld die de verwerking van uw persoonsgegevens wezenlijk beïnvloedt, zal dit privacybeleid dienovereenkomstig worden bijgewerkt en zullen gebruikers worden geïnformeerd. Indien u bezwaar maakt tegen een nieuwe subverwerker, kunt u uw account beëindigen en verwijdering van uw gegevens verzoeken. Voortgezet gebruik van de Diensten na een dergelijke update houdt aanvaarding van de nieuwe subverwerkerregeling in.
Het Arkintel-platform maakt uitsluitend gebruik van strikt noodzakelijke cookies die vereist zijn voor de technische werking van de Diensten. Deze omvatten:
Wij maken geen gebruik van:
Aangezien het platform uitsluitend strikt noodzakelijke cookies gebruikt, is er geen cookietoestemmingsbanner vereist op grond van de ePrivacy-richtlijn (Richtlijn 2002/58/EG) en de Telecommunicatiewet.
Arkintel maakt gebruik van Vercel Web Analytics, een privacyvriendelijke, cookieloze analysedienst van Vercel Inc. Deze dienst verzamelt geanonimiseerde, geaggregeerde gebruiksgegevens (zoals paginaweergaven, bezoekersaantallen, verwijzende bronnen en geografische regio's) om ons inzicht te geven in het gebruik van het platform en om de prestaties ervan te verbeteren.
Vercel Web Analytics plaatst geen cookies op uw apparaat, slaat geen IP-adressen op en volgt individuele gebruikers niet over sessies of websites heen. Aangezien er geen informatie wordt opgeslagen op of uitgelezen van uw apparaat, is voor deze dienst geen toestemming vereist op grond van de ePrivacy-richtlijn (Richtlijn 2002/58/EG) of de Telecommunicatiewet. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is gerechtvaardigd belang (artikel 6, eerste lid, onder f AVG) zoals uiteengezet in het onderdeel Rechtsgrondslag voor verwerking van dit beleid.
| Gegevenscategorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Gegevens van actieve accounts | Duur van uw gebruik van de Diensten |
| Gegevens na beëindiging van het account | Verwijderd binnen 30 dagen, tenzij bewaring wettelijk vereist is of noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen |
| Geüploade documenten (originelen) | Verwijderd binnen enkele minuten na upload |
| Technische en beveiligingslogboeken | Tot 12 maanden, daarna verwijderd of geanonimiseerd |
| Geanonimiseerde gegevens | Onbeperkt bewaard (geen persoonsgegevens meer in de zin van de AVG) |
Het Arkintel-platform wordt gelicentieerd per deelnemende gemeente. Indien een deelnemende gemeente haar gebruik van Arkintel beëindigt, worden alle gebruikersaccounts met een postcode die tot die gemeente behoort beëindigd, en worden persoonsgegevens verwijderd in overeenstemming met de hierboven genoemde bewaartermijn na beëindiging van het account (binnen 30 dagen). Arkintel zal getroffen gebruikers per e-mail informeren voordat een dergelijke beëindiging van kracht wordt.
Arkintel behoudt zich het recht voor om persoonsgegevens bij of na beëindiging van het account te anonimiseren en dergelijke geanonimiseerde gegevens onbeperkt te bewaren voor statistische, onderzoeks- of productverbeteringsdoeleinden.
Alle primaire gegevensopslag- en back-uplocaties bevinden zich binnen de EER (Delft, Nederland en Dublin, Ierland).
De Google Gemini AI Enterprise API kan gegevens verwerken op infrastructuur buiten de EER. Deze doorgifte wordt beheerst door het EU-VS Data Privacy Framework (DPF), waaronder Google LLC is gecertificeerd (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023), en wordt aangevuld met standaardcontractbepalingen (SCC's) tussen Arkintel en Google. Gezien het beleid van nulretentie (geen gegevens worden na verwerking opgeslagen) is de blootstelling aan jurisdicties buiten de EER van voorbijgaande en minimale aard.
Er vinden geen andere internationale gegevensdoorgiften plaats.
De Diensten zijn niet bedoeld voor kinderen. U dient ten minste 18 jaar oud te zijn om de Diensten te gebruiken, hetgeen de Nederlandse leeftijd voor digitale toestemming (16 jaar) op grond van artikel 8 AVG en de UAVG overschrijdt.
Arkintel verzamelt niet bewust persoonlijk identificeerbare informatie van kinderen. Indien wij ontdekken dat wij persoonsgegevens hebben verzameld van een persoon jonger dan 18 jaar, zullen wij maatregelen nemen om deze informatie onverwijld te verwijderen. Indien u van mening bent dat wij onbedoeld gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan onmiddellijk contact met ons op via het privacycontact-e-mailadres dat bovenaan dit document is vermeld.
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u de volgende rechten:
Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met Arkintel via het privacycontact-e-mailadres dat bovenaan dit document is vermeld.
Arkintel zal binnen één (1) maand na ontvangst op uw verzoek reageren. Deze termijn kan met maximaal twee (2) maanden worden verlengd indien noodzakelijk, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken. Wij zullen u binnen één maand informeren over een eventuele verlenging, samen met de redenen voor de vertraging.
Arkintel kan verificatie van uw identiteit vereisen alvorens een verzoek te verwerken, ter bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot of openbaarmaking van persoonsgegevens.
Arkintel behoudt zich het recht voor om verzoeken te weigeren die kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun herhaald karakter, en kan in dergelijke gevallen een redelijke administratieve vergoeding in rekening brengen, in overeenstemming met artikel 12, vijfde lid, AVG.
Indien de inwilliging van een verzoek van een betrokkene ertoe leidt dat Arkintel niet in staat is de Diensten aan u te leveren, zal Arkintel u hiervan op de hoogte stellen en kan Arkintel overgaan tot beëindiging van uw account.
U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens inbreuk maakt op de AVG. De bevoegde toezichthoudende autoriteit in Nederland is:
Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
Arkintel moedigt u aan om eerst contact met ons op te nemen, zodat wij kunnen proberen uw zorg rechtstreeks op te lossen.
In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zal Arkintel de Autoriteit Persoonsgegevens onverwijld en, indien haalbaar, binnen 72 uur na kennisneming van de inbreuk informeren, in overeenstemming met artikel 33 AVG.
Wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zal Arkintel u eveneens onverwijld informeren, in overeenstemming met artikel 34 AVG. Een dergelijke melding is niet vereist wanneer:
Arkintel houdt dit privacybeleid regelmatig tegen het licht en zal eventuele updates op deze pagina plaatsen. De velden "Versie" en "datum" bovenaan dit document geven de huidige versie en ingangsdatum aan.
In het geval van wezenlijke wijzigingen die uw rechten beïnvloeden of de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, zullen wij u per e-mail informeren ten minste veertien (14) dagen voordat het bijgewerkte beleid van kracht wordt. De beoordeling of een wijziging wezenlijk is, geschiedt naar het uitsluitend oordeel van Arkintel.
Voor wezenlijke wijzigingen die uw rechten nadelig beïnvloeden, krijgt u de gelegenheid om de wijzigingen af te wijzen door uw account vóór de ingangsdatum zonder boete te beëindigen. Indien u niet akkoord gaat met het herziene beleid, kunt u uw account beëindigen en verwijdering van uw gegevens verzoeken in overeenstemming met het onderdeel Bewaartermijnen.
Uw voortgezet gebruik van de Diensten nadat het bijgewerkte privacybeleid van kracht is geworden, houdt aanvaarding van de wijzigingen in.
De Diensten kunnen links bevatten naar andere websites of diensten. Arkintel is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken of de inhoud van websites van derden. Wij adviseren u het privacybeleid van externe websites te raadplegen alvorens persoonsgegevens aan hen te verstrekken.
Dit privacybeleid wordt beheerst door het Nederlandse recht en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679. Voor geschillenbeslechting wordt verwezen naar het onderdeel Toepasselijk recht en geschillenbeslechting van onze Algemene Voorwaarden.
Niets in dit privacybeleid beperkt uw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of om een procedure aanhangig te maken bij de rechter van uw gewone verblijfplaats in overeenstemming met artikel 79 AVG.